Bokføre utlegg fra eier
Betaler du bedriftens kostnader med private penger, skal utlegget dokumenteres og føres som gjeld til deg (AS) eller som innskudd (ENK).
Mange eiere betaler en regning for bedriften med privat kort, særlig i oppstarten. Det er helt lovlig, men utlegget må dokumenteres og føres riktig. Hvordan du bokfører utlegg fra eier avhenger av om bedriften er et aksjeselskap eller et enkeltpersonforetak.
Aksjeselskap: utlegget er gjeld til eieren
I et AS er selskapet og eieren to forskjellige personer. Legger eieren ut for selskapet, skylder selskapet eieren pengene.
| Eier betaler programvare for 2 500 kr inkl. 25 % mva | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 6420 Leie datasystemer | 2 000 | |
| 2710 Inngående merverdiavgift | 500 | |
| 2910 Gjeld til ansatte og eiere | 2 500 |
Når selskapet betaler tilbake, debiteres 2910 og krediteres bank. Tilbakebetaling av dokumenterte utlegg er ikke lønn eller utbytte og er skattefri for eieren.
Blir gjelden stående, kan den senere gjøres opp mot andre transaksjoner, eller konverteres til aksjekapital . Hold utlegg og eventuelle lån fra eier adskilt fra lån til eier. Lån fra selskapet til en personlig aksjonær skattlegges som utbytte, se aksjonærlån .
Enkeltpersonforetak: utlegget er et innskudd
I et ENK er det ikke noe skille mellom foretaket og eieren. Betaler du en kostnad med private penger, er det et privat innskudd i foretaket:
| Eier betaler 2 500 kr inkl. mva privat | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 6420 Leie datasystemer | 2 000 | |
| 2710 Inngående merverdiavgift | 500 | |
| 20xx Egenkapital, privat innskudd | 2 500 |
Tar du senere ut penger fra foretakets konto, føres det som privat uttak mot egenkapitalen. Uttak fra ENK er ikke kostnad og ikke lønn.
Krav til dokumentasjonen
- kvittering eller faktura, helst med bedriftens navn
- kort forklaring av hva kjøpet gjelder
- dokumentasjon på at eieren har betalt, for eksempel kortutskrift
- for mva-fradrag må kjøpet gjelde avgiftspliktig virksomhet
Legg aldri bare inn kontoutskriften fra privatkontoen som bilag. Den viser betalingen, men ikke hva som er kjøpt.
Kjøp gjort før selskapet ble stiftet
Kostnader eieren har hatt før stiftelsen, kan etter nærmere regler overtas av selskapet når de fremgår av stiftelsesdokumentet. Mva på slike kostnader kan i noen tilfeller kreves tilbake som tilbakegående avgiftsoppgjør når selskapet blir registrert i Merverdiavgiftsregisteret.
Vanlige feil
- utlegg føres som private uttak i AS, eller som gjeld i ENK
- utlegg bokføres uten kvittering
- selskapet betaler eierens private kostnader, og det føres som utlegg
- eier og selskap har en løpende mellomregning som ingen avstemmer
Les også bokføre refusjoner til ansatte og rydde mellomværende . AIAK hjelper med å rydde opp i mellomregning med eier. Kontakt oss .