Bokføre reiseregninger
Satsene for 2026, hva som er trekkfritt og hvordan reiseregningen føres og rapporteres, med et konkret eksempel.
En reiseregning dokumenterer kostnader og godtgjørelser når en ansatt reiser i jobb. Den består gjerne av to deler: refusjon av faktiske utgifter, som fly og hotell, og godtgjørelser etter sats, som diett og kilometergodtgjørelse. Delene behandles forskjellig i regnskapet og i a-meldingen.
Satser for 2026
| Godtgjørelse | Trekkfri sats 2026 |
|---|---|
| Kilometergodtgjørelse, bil (også elbil) | 3,50 kr/km |
| Statens sats (reiseregulativet) | 5,30 kr/km, der 1,80 kr er trekkpliktig |
| Passasjertillegg | 1,00 kr/km |
| Diett uten overnatting, 6–12 timer | 200 kr |
| Diett uten overnatting, over 12 timer | 400 kr |
| Diett med overnatting på hotell | 693 kr per døgn |
| Nattillegg uten legitimasjon | 452 kr per døgn |
Dietten reduseres når måltider er dekket: frokost 20 %, lunsj 30 % og middag 50 %. Satsene står hos Skatteetaten. Utbetaler dere mer enn satsen, er overskytende del trekkpliktig lønn.
Eksempel på reiseregning
En ansatt reiser til Bergen i to døgn med hotell dekket av bedriften. Hun kjører egen bil 60 km til flyplassen og tilbake, betaler flybilletten selv og har frokost inkludert på hotellet.
| Post | Beregning | Beløp |
|---|---|---|
| Flybillett (kvittering, 12 % mva inkludert) | 2 240 | |
| Kilometergodtgjørelse | 60 km × 3,50 | 210 |
| Diett, 2 døgn på hotell | 2 × 693 | 1 386 |
| Trekk for frokost | 2 × 20 % × 693 | −277 |
| Til utbetaling | 3 559 |
| Kontering | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 7140 Reisekostnad, ikke oppgavepliktig (fly ekskl. mva) | 2 000 | |
| 2710 Inngående mva (12 %) | 240 | |
| 7100 Bilgodtgjørelse, oppgavepliktig | 210 | |
| 7150 Diettkostnader, oppgavepliktig | 1 109 | |
| 2910 Gjeld til ansatte | 3 559 |
Refusjon av flybilletten er et utlegg og rapporteres ikke i a-meldingen. Kilometergodtgjørelse og diett med overnatting innenfor satsene er trekkfrie, men skal rapporteres i a-meldingen med egne koder. Det er ikke fradrag for mva på diett og kilometergodtgjørelse, fordi det ikke finnes et salgsdokument.
Krav til reiseregningen
- formål, reiserute, dato og klokkeslett for avreise og retur
- overnattingssted og om måltider var dekket
- kjørebok med kilometer og reiserute ved bruk av egen bil
- kvitteringer for utlegg
- godkjenning fra arbeidsgiver
Mangler dokumentasjonen, er godtgjørelsen trekkpliktig lønn.
Vanlige feil
- gamle satser brukes, for eksempel 678 kr for diett eller 5,00 kr/km for statens sats
- diett utbetales uten trekk for måltider som var dekket
- statens sats på 5,30 kr utbetales uten at 1,80 kr behandles som trekkpliktig
- trekkfrie godtgjørelser rapporteres ikke i a-meldingen
Les også bokføre refusjoner til ansatte. AIAK kjører lønn og reiseregninger i systemet dere bruker. Kontakt oss.