Bokføre refusjoner til ansatte
Når en ansatt legger ut for bedriften, skal utlegget dokumenteres, godkjennes og refunderes uten at det blir lønn. Slik fører du det.
Når en ansatt betaler en kostnad for bedriften med egne penger og får pengene tilbake, er det en refusjon av utlegg. Refusjonen er ikke lønn så lenge den dekker en faktisk kostnad for arbeidsgiveren, og den er dokumentert med kvittering. Da er den heller ikke trekkpliktig eller opplysningspliktig i a-meldingen.
Krav til dokumentasjonen
- Kvittering eller faktura som viser selger, dato, hva som er kjøpt og beløp
- Formål: hvorfor kjøpet er gjort for bedriften
- Godkjenning fra leder eller den som har fullmakt
- Utbetalingen må kunne knyttes til utlegget
For fradrag for inngående mva må kvitteringen være et gyldig salgsdokument, og kjøpet må gjelde bedriftens avgiftspliktige virksomhet. Utlegg til bevertning av ansatte eller representasjon har begrensede eller ingen fradrag.
Eksempel: utlegg for kontorrekvisita
En ansatt kjøper kontorrekvisita for 1 250 kr inkl. 25 % mva og leverer kvitteringen i utleggsløsningen.
| Hendelse | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| Godkjent utlegg | 6800 Kontorrekvisita 1 000 / 2710 Inngående mva 250 | 2910 Gjeld til ansatte og eiere 1 250 |
| Refusjon til ansatt | 2910 Gjeld til ansatte og eiere 1 250 | 1920 Bank 1 250 |
Refunderes utlegget sammen med lønnen, skal det vises som en egen post på lønnsslippen. Det skal ikke inngå i grunnlaget for skattetrekk, arbeidsgiveravgift eller feriepenger.
Når refusjonen blir skattepliktig
| Situasjon | Behandling |
|---|---|
| Utlegg for bedriften, dokumentert med kvittering | Skattefri refusjon, ikke i a-meldingen |
| Faste beløp uten kvittering, for eksempel «telefonpenger» | Skattepliktig lønn med trekk og arbeidsgiveravgift |
| Refusjon av private kostnader | Skattepliktig lønn |
| Reiser, diett og kilometergodtgjørelse | Egne regler og satser, se reiseregninger |
Refusjon av den ansattes private telefon- og internettabonnement er en fordel etter reglene om elektronisk kommunikasjon. Sjablongbeløpet er 4 392 kr i året.
Vanlige feil
- refusjon utbetales uten kvittering
- utlegg føres direkte mot bank, slik at det ikke kan avstemmes hva som er skyldig
- mva fradragsføres på kjøp som ikke gir fradragsrett, som representasjon
- faste månedlige beløp behandles som skattefri refusjon
Les også bokføre reiseregninger og bokføre utlegg fra eier. AIAK kan sette opp en enkel utleggsrutine i lønnskjøringen. Kontakt oss.