Bokføre nettbetalinger
Nettbutikkens salg, betalingsleverandørens oppgjør og banken viser tre ulike tall. Slik får du dem til å stemme, med eksempel.
En nettbutikk har ofte flere betalingsløsninger samtidig: kort via en betalingsleverandør, Vipps, Klarna og kanskje PayPal eller Stripe. Hver løsning betaler ut på sin egen måte, med egne gebyrer og egen rytme. For å bokføre nettbetalinger riktig bør hver løsning ha sin egen mellomregningskonto.
Grunnprinsippet
- Salget føres fra nettbutikken, med riktig mva per vare, mot mellomregningskontoen for betalingsløsningen kunden brukte.
- Utbetalingen fra betalingsleverandøren føres mot banken, og gebyrene føres som kostnad.
- Saldoen på hver mellomregningskonto skal bare bestå av salg som ennå ikke er utbetalt.
| Konto | Brukes til |
|---|---|
| 15xx Mellomregning kort | Kortsalg som venter på utbetaling |
| 15xx Mellomregning Vipps | Vipps-salg som venter på utbetaling |
| 15xx Mellomregning Klarna | Klarna-salg som venter på utbetaling |
| 7770 Bank- og kortgebyrer | Gebyrer trukket i oppgjørene |
Eksempel: en uke med kortsalg
Nettbutikken selger for 50 000 kr inkl. mva med kort. En kunde får refundert 2 000 kr. Leverandøren betaler ut 47 300 kr etter 700 kr i gebyrer.
| Hendelse | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| Salg fra nettbutikken | 15xx Mellomregning kort 50 000 | 3000 Salgsinntekt 40 000 / 2700 Utgående mva 10 000 |
| Refusjon (kreditnota) | 3000 Salgsinntekt 1 600 / 2700 Utgående mva 400 | 15xx Mellomregning kort 2 000 |
| Utbetaling | 1920 Bank 47 300 / 7770 Gebyrer 700 | 15xx Mellomregning kort 48 000 |
Etter utbetalingen er saldoen null. Står det igjen et beløp, er noe ikke registrert eller registrert to ganger.
Mva og betalingsløsningen
Hvilken betalingsløsning kunden bruker, påvirker ikke mva på salget. Mva følger varen og kunden. Gebyrer for betalingsformidling er normalt uten mva. Kjøper du tjenester fra en utenlandsk betalingsleverandør som ikke er rene finansielle tjenester, for eksempel abonnement på programvare, kan du måtte beregne mva selv. Se mva for netthandel.
Månedlig rutine
- hent oppgjørsrapporter fra hver betalingsleverandør
- kontroller at alle ordrer i nettbutikken er bokført én gang
- før gebyrer og refusjoner fra rapportene
- avstem hver mellomregningskonto og forklar restsaldoen
- kontroller at utbetalinger i utenlandsk valuta er regnet om riktig
Vanlige feil
- bankinnbetalingen føres som salg, slik at inntekt og mva blir for lav
- en integrasjon og en manuell føring registrerer samme salg to ganger
- gebyrer trekkes i oppgjøret, men blir aldri bokført
- alle løsninger føres mot én felles konto som ikke kan avstemmes
Se de egne guidene for Vipps, Klarna, PayPal, Stripe og kortinnbetalinger. AIAK hjelper nettbutikker med oppgjør og månedsavslutning. Kontakt oss.