Bokføre depositum
Depositum er ikke en kostnad eller inntekt, men en fordring eller gjeld. Slik fører du betalt og mottatt depositum, med eksempler.
Et depositum er sikkerhet for at en avtale blir oppfylt. Det er verken en kostnad for den som betaler eller en inntekt for den som mottar. Depositum skal derfor stå i balansen til det blir tilbakebetalt eller brukt til å dekke et krav.
Depositum du betaler
Det vanligste er depositum for leie av lokaler. Etter husleieloven skal depositum ved leie av bolig stå på en egen sperret konto i leietakerens navn. For næringslokaler kan partene avtale noe annet, men sperret depositumskonto eller bankgaranti er vanlig. Pengene på en slik konto tilhører fortsatt leietakeren.
| Betalt depositum 90 000 kr til depositumskonto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 1390 Andre fordringer (depositum husleie) | 90 000 | |
| 1920 Bank | 90 000 |
Står depositumet på en sperret bankkonto i selskapets navn, kan det i stedet føres på en egen bankkonto i 19xx-serien. Skill den fra ordinær bank, fordi pengene ikke er tilgjengelige. Renter på depositumskontoen føres som renteinntekt (8050) når de godskrives.
Depositum du mottar
Leier du ut lokaler eller utstyr og mottar depositum, er beløpet gjeld til kunden:
| Mottatt depositum 20 000 kr | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 1920 Bank | 20 000 | |
| 2900 Forskudd fra kunder (depositum) | 20 000 |
Depositum er ikke vederlag for en leveranse, og det skal ikke beregnes merverdiavgift. Blir hele eller deler av depositumet beholdt som erstatning for skade, er erstatningen normalt heller ikke avgiftspliktig. Beholdes det som betaling for ubetalt leie, følger beløpet leiens avgiftsbehandling.
Når depositumet gjøres opp
Ved tilbakebetaling føres beløpet motsatt vei. Brukes en del av depositumet til å dekke utestående leie eller skade, føres denne delen mot kundefordringen eller som annen inntekt, og resten tilbakebetales.
Eksempel: Leietaker flytter ut og skylder 5 000 kr i husleie. Utleier tilbakebetaler 15 000 kr av depositumet på 20 000 kr: debet 2900 med 20 000 kr, kredit 1500 Kundefordringer med 5 000 kr og kredit 1920 Bank med 15 000 kr.
Vanlige feil
- depositum kostnadsføres som husleie i måneden det betales
- depositumskontoen i leietakers navn blandes sammen med driftskontoen
- mottatt depositum inntektsføres ved mottak
- avtalen om depositum mangler i bilagene, slik at saldoen ikke kan dokumenteres ved årsoppgjøret
Les også bokføre forskuddsbetalinger og bokføre leasing. Trenger du hjelp med balanseavstemming, kan du kontakte AIAK.